Як не втратити стажу: які документи треба оцифрувати разом із трудовою книжкою

10 червня 2026 року офіційно завершився п'ятирічний перехідний період з паперових на електронні трудові книжки. Проте це зовсім не означає, що електронна система закривається чи на тих, хто не встиг, чекають якісь штрафи. Подавати документи та оцифровувати свій стаж можна й надалі — Пенсійний фонд України продовжує приймати скан-копії у звичайному режимі без жодних обмежень у часі.

У нашому блозі уже є детальна стаття, про те, як оцифровувати трудову книжку. Сьогодні ми розглянемо, які ще документи потрібно подати на оцифрування, щоб не втратити стажу роботи.

Більшість українців вважають, що для збереження страхового стажу достатньо відсканувати виключно саму трудову книжку. Але щоб держава побачила повну картину і нарахувала справедливу пенсію, разом із трудовою бажано завантажити ще кілька документів.

При цьому зауважте, що подавати документи за періоди після 1 січня 2004 року не потрібно — абсолютно всі дані за ці роки вже автоматично є в електронній системі ПФУ завдяки щомісячній звітності та сплаті страхових внесків. Натомість посилена увага потрібна саме вашим документам до 2004 року.

1. Дипломи про освіту (разом із додатками)

Якщо ви навчалися на денній (очній) формі до 1 січня 2004 року, ці роки навчання додаються до вашого трудового стажу.

Що потрібно зробити: Обов'язково відскануйте не лише саму "корочку" диплома, а й додаток з оцінками. Річ у тім, що в самому дипломі зазвичай вказана лише дата закінчення закладу, а Пенсійному фонду потрібен точний період вашого навчання від моменту вступу до випуску — ці дати зафіксовані саме в додатку.

Нюанс для жінок: Якщо диплом виданий на дівоче прізвище, разом із ним завантажте скан-копію свідоцтва про шлюб (або витяг про зміну прізвища), щоб ПФУ міг ідентифікувати, що документ належить вам.

2. Свідоцтва про народження дітей (для жінок)

Час догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (до 2004 року) також зараховується до страхового стажу.

Важливий нюанс: Цей період буде додано до стажу лише в тому випадку, якщо жінка у ці роки офіційно не працювала. Двічі один і той самий період ПФУ не зараховує — якщо ви були працевлаштовані й перебували у декреті, цей час уже враховано за основним місцем роботи. Якщо же ви в цей час не працювали, обов'язково відскануйте свідоцтва про народження дітей, щоб легально не втратити ці роки.

3. Військовий квиток

Період проходження строкової військової служби є повноцінною частиною вашого стажу.

Що потрібно зробити: Зробіть кольорові скани всіх заповнених сторінок військового квитка, де чітко вказані дати призову, прийняття присяги та звільнення в запас.

4. Уточнюючі архівні довідки

Якщо у вашій паперовій трудовій книжці розмита печатка, запис зроблено з помилкою або є не завірене виправлення у даті звільнення чи прийняття, Пенсійний фонд може відмовитися зарахувати цей період.

Що потрібно зробити: Якщо у вас на руках є архівні довідки з колишнього місця роботи, виписки з наказів або трудові договори за спірний період — завантажте їх. Вони офіційно перекриють помилки неуважних кадровиків.

Як завантажити дані документи?

На веб порталі ПФУ (portal.pfu.gov.ua) увійдіть за допомогою електронного підпису (КЕП або Дія.Підпис). У розділі «Комунікації з ПФУ» ➔ «Відомості про трудові відносини» створіть електронне звернення, натисніть кнопку «Додати документ», оберіть відповідний тип (наприклад, «Диплом», «Свідоцтво про народження») і прикріпіть кольорові скан-копії. Подавати ці дані ви можете у будь-який зручний для вас день і час — система працює безперервно.

Додатково зауважимо, що особам, які вже отримують пенсію ( по віку чи по інвалідності) ніяких додаткових документів не потрібно подавати на оцифрування, так як при призначенні пенсії усі потрібні документи було прийнято і оцифровано. Дана реформа стосується лише майбутніх пенсіонерів.

Цифрова гігієна: від пенсії до власного бізнесу

Наведення ладу в документах для Пенсійного фонду — це базова цифрова гігієна, яка захищає вас від бюрократичних проблем в майбутньому. Ви інвестуєте трохи часу та зусиль сьогодні, щоб уникнути проблем у майбутньому.

Цей самий принцип ідеально працює і для бізнесу. Якщо ви ФОП, порядок у розрахунках дає миттєвий результат і береже від податкових проблем.

Інструменти сервісу IBAN oplata створені саме для того, щоб перевести ваші фінанси у зручний цифровий формат.

Замість ручного копіювання реквізитів і звірки банківських виписок, генеруйте для клієнтів платіжні посилання та QR-коди для оплати в один клік. Переводьте в «цифру» не лише свої державні документи, а й бізнес-процеси — працюйте швидко, легально та без зайвої рутини!

Згенеруйте платіжне посилання IBAN oplata