Повернення коштів клієнту при оплаті за IBAN: інструкція для ФОП

Повернення товару або відмова від послуги — це звичний процес у функціонуванні будь-якого бізнесу. Проте багато підприємців, які переходять із "сірих" P2P-переказів на офіційні розрахунки, бояться повернення коштів. Здається, що це вимагає купи паперів, звітів та обов'язково приверне увагу податкової служби.

Насправді повернення коштів при оплаті за реквізитами IBAN — це прозорий, безпечний і логічний процес, який легко проходить як бухгалтерський, так і фінансовий моніторинг. Більше того, якщо ви працюєте виключно за IBAN-реквізитами і маєте право не використовувати РРО/ПРРО, вам не потрібно формувати фіскальні чеки повернення.

Розглянемо покроково, як правильно повернути гроші клієнту, щоб уникнути зайвих податків та запитань від контролюючих органів.

Крок 1. Отримайте заяву від клієнта

Щоб дія була законною і ви мали підстави для списання коштів з підприємницького рахунку, потрібна ініціатива від покупця.

Як це має виглядати: Це може бути заява у довільній формі. У сучасних реаліях достатньо текстового повідомлення в месенджері, електронного листа або заповненої форми на сайті. У заяві має бути вказано - ПІБ клієнта, суть прохання (наприклад, "Прошу повернути кошти за замовлення №123 у зв'язку з тим, що товар не підійшов"), сума до повернення та дата.

Крок 2. Отримайте актуальні IBAN-реквізити клієнта

Повертати гроші потрібно виключно безготівковим шляхом на банківський рахунок покупця.

Найкращий варіант — повернути кошти на той самий рахунок (картку), з якого була здійснена оплата.

Якщо клієнт просить повернути гроші на іншу картку, він повинен надати повні реквізити у форматі IBAN. Зверніть увагу: рахунок має належати саме тій людині, яка робила замовлення (або на яку було оформлено доставку).

Крок 3. Здійсніть переказ із рахунку ФОП

Це найважливіше правило: повернення офіційної оплати має здійснюватися виключно з вашого офіційного рахунку ФОП (чи ТОВ).

Ніколи не повертайте кошти зі своєї особистої картки фізичної особи. Якщо ви приймете оплату на ФОП, а повернете з власної картки "щоб було швидше", для податкової це виглядатиме так, ніби ви отримали дохід і залишили його собі, а отже — маєте сплатити з нього податок.

Крок 4. Правильно заповніть "Призначення платежу"

Призначення платежу — це ваш захист і головний аргумент для банківської установи та податкової служби. У призначенні платежу має бути чітко ідентифікована операція.

Правильний приклад:

"Повернення коштів за товар (або послугу) згідно із замовленням №ХХХ від ДД.ММ.РРРР на ім'я [ПІБ клієнта]. Без ПДВ."

Таке формулювання автоматично дає зрозуміти системі фінмоніторингу банку, що це не виплата дивідендів, не переказ родичу і невиплата зарплати "в конверті", а стандартна бізнес-операція.

Як повернення впливає на податки ФОП?

Головне питання багатьох підприємців: "Якщо мені зайшли гроші, я маю заплатити з них 5% єдиного податку?" Відповідь — ні, якщо ви все оформили правильно.

Сума повернутих коштів не включається до вашого доходу, оскільки ви фактично її не отримали.

Якщо оплата і повернення відбулися в одному кварталі (звітному періоді): Ви просто не враховуєте цю суму при підрахунку загального доходу за квартал.

Якщо оплата була в минулому кварталі, а повернення — в поточному: Ви вже сплатили податок з цієї суми раніше. У такому разі ви маєте право скоригувати (зменшити) свій дохід у поточному кварталі на суму повернення. Для цього бажано мати збережену переписку або заяву від клієнта як документальне підтвердження.

Типові помилки, яких слід уникати

Переказ на картку іншої особи. Якщо платив Іваненко, а повернути просять на картку Петренка — це ризик. Краще уникати таких схем, щоб не мати проблем із фінмоніторингом щодо легалізації коштів.

Відсутність зв'язку з оригінальним платежем. Завжди вказуйте номер замовлення або рахунку-фактури, за яким здійснювалося первинне зарахування.

Оплата готівкою за безготівкове замовлення. Якщо клієнт оплатив товар на ваш IBAN, повернення має бути тільки на IBAN. Видача готівки з каси у цьому випадку ускладнить бухгалтерський облік і може вимагати застосування РРО.

Повернення коштів за IBAN — це стандартна операція, яка займає кілька хвилин у вашому клієнт-банку. Прозора робота звільняє вас від необхідності шукати обхідні шляхи, дозволяє легко коригувати податкову базу і, найголовніше, формує довіру у ваших клієнтів. Коли покупець бачить, що продавець працює повністю офіційно і легко здійснює повернення без зайвих суперечок, він з більшою ймовірністю повернеться за новими покупками.